Ústředny.cz

Česká verzeEnglish version
Akce "Stará za novou" - sleva až 25%
e-mail: info@ustredny.cz | Mapa serveru |

Víte co je...

...Hlasová pošta?
(VM - Voice mail). Hlasová pošta je systém, používaný obvykle jako nadstavba pobočkové telefonní ústředny, umožňující digitální záznam hlasových zpráv pro jednotlivé uživatele, obdobně jako řada telefonních záznamníků. Obvykle umožňuje například i dálkové vyzvedávání a mazání zpráv po zadání hesla a podobně. Kvalitnější systémy hlasové pošty obsahují možnost vytvoření hlasového průvodce pro volající, například pro volbu jazyka komunikace, regionu, služby apod., programovatelné dle požadavku uživatele.
Další pojmy

Novinky e-mailem


Doporučení

Domníváte se, že by naše stránky mohly zajímat někoho z Vašich přátel či známých?
Doporučte nás!

Anketa

Používáte ve firmě hlasovou poštu?

Ukázat výsledky

 Výrobní podnik

Popis situace:

Společnost XY a.s. se zabývá výrobou obuvi, zaměstnává 230 pracovníků, z toho asi 3/4 ve výrobě, zbytek tvoří obchodní a marketingové oddělení, finanční oddělení a účtárna, administrativa a vrcholový management.
Odběratele společnosti tvoří jednotlivé prodejny obuvi a velkosklady. Část odbytu tvoří export do Polska a Maďarska, v jednání je významné rozšíření exportu do Ruska.

 

Původní stav:

Společnost provozovala starší, dnes již nevyhovující analogovou pobočkovou ústřednu. Vzhledem k vzrůstajícím nárokům na produktivitu práce i u kancelářských profesí a také s ohledem na nové možnosti snížení nákladů na hovory díky využití služeb alternativních operátorů se management společnosti rozhodl investovat do výměny stávající ústředny za nový systém.

 

Požadavky:

Management společnosti XY a.s. klade důraz především na komunikaci obchodního oddělení se zákazníky. Hlavním požadavkem na novou ústřednu proto byla možnost přímé provolby jednotlivých zákazníků na jim přiděleného obchodníka. Další požadavky:

  • sledování telefonního provozu včetně nákladů
  • snížení nákladů na telefonní provoz
  • trvalá dostupnost členů managementu i při pohybu po prostorách výroby
  • možnost postupného splácení investice

 

Řešení:

Dodavatel,  společnost STAND CZ spol.s r.o., navrhla řešení, splňující všechny předložené požadavky managementu, zároveň však s výhledem na další předpokládané rozšíření podniku díky zahájení exportu do Ruské federace. S ohledem na počet pracovníků a jejich pracovní zařazení doporučil dodavatel pobočkovou telefonní ústřednu Panasonic KX-TDA200 v této výstavbě:

  • 1x vstupní třicetikanálová přípojka euroISDN PRI (připojena do sítě společnosti Telefónica O2, určena pro příchozí a místní hovory)
  • 4x vstupní dvoukanálová přípojka euroISDN BRI (celkem 8 kanálů, z toho 4 jsou zapojeny do GSM bran pro úsporu na hovorech do mobilních sítí, další 4 jsou připojeny do sítě alternativního operátora, jehož výběr provedla společnost STAND CZ spol. s.r.o. na základě analýzy telefonního provozu zákazníka)
  • 32 digitálních poboček (pro management společnosti, obchodní oddělení a další pracovníky s intenzivním telefonním provozem)
  • 24 poboček bezdrátového systému DECT (pro zajištění mobility a dosažitelnosti managerů ve výrobě)
  • 64 analogových poboček (pro administrativní pracovníky s neintenzivním telefonním provozem; pro pracovníky ve výrobě je telefon k dispozici vždy v kanceláři mistra)
  • 1x Hlasová pošta Panasonic TVP-200
  • 18 licencí software PC Phone

 

Způsob aplikace požadavků zákazníka a využití dalších možností ústředny:

  • Snížení nákladů na telefonní provoz bylo dosaženo automatickým směrováním odchozích hovorů (ARS) přes levnějšího operátora a úsporou mzdových nákladů díky zavedení přímé provolby a hlasové brány
    • Odchozí hovory do zahraničí a meziměsto jsou směrovány přes alternativního telekomunikačního operátora, jehož volbu provedl dodavatel na základě analýzy stávajícího provozu zákazníka, přičemž důraz byl kladen zejména na nákladově nejvýznamnější hovory k zahraničním odběratelům do Polska, Maďarska a Ruska.
    • Odchozí hovory do mobilních sítí jsou uskutečňovány přes ISDN GSM brány.
    • Díky zavedení provolby byla spojovatelka, která dříve zajišťovala přepojování všech hovorů, převedena na jinou, administrativní práci, na kterou shodou okolností společnost sháněla pracovníka - společnost tak uspořila mzdové prostředky za jedno pracovní místo.
    • Obchodní zástupci a další pracovníci při služebních cestách volají do mateřské společnosti zpět ne na čísla, připojená do JTS, ale na čísla GSM bran, takže mohou využít levnější tarif mobil-mobil.
    • Díky kombinaci všech úspor a dodávce nové ústředny na leasing došlo dokonce ke snížení měsíčních nákladů společnosti, neboť měsíční úspory převýšily splátky leasingu.
  • Sledování telefonního provozu zajistil dodavatel instalací tarifikačního software, které umožňuje zákazníkovi detailně sledovat telefonní provoz a provádět jeho optimalizaci. K dispozici jsou výpisy hovorů pro jednotlivé pobočky, statistiky, grafické vyhodnocení, možnost přeúčtování soukromých hovorů pracovníkům atd.
  • Trvalá dostupnost managerů i při jejich návštěvách výroby je zajištěna bezdrátovým systémem DECT od společnosti Panasonic. Manageři mají k dispozici bezdrátové telefony, na které jsou při jejich odchodu do areálu výroby směrovány příchozí hovory. Stejně tak jsou manažeři díky tomuto řešení trvale dostupní pro svoje kolegy, přičemž vnitřní hovory z běžných poboček ústředny na bezdrátové jsou samozřejmě (na rozdíl od případného volání managerovi na mobilní telefon GSM) zdarma.
  • Komfort pro zákazníky byl jedním z vedlejších, ale neméně významných přínosů, které instalace nové pobočkové ústředny společnosti přinesla.
    • Hovory ze zahraniční jsou díky identifikaci volajícího (Caller ID) na linkách ISDN směrovány na pracovníky, hovořící příslušným jazykem.
    • Odběratelé volají přímo jim přiděleným obchodníkům na přímá provolbová čísla, podobně jako například dodavatelé volají přímo na oddělení nákupu.
    • Noví potenciální odběratelé a ostatní obchodní partneři volají na zveřejňovanou společnou linku, kde se díky hlasovému průvodci dostanou na příslušné oddělení ("Pro komunikaci v češtině stiskněte jedničku , For english, press two please" -> "Voláte-li obchodní oddělení, stiskněte 1 ,pro finanční účtárnu 2 ...").
    • Odběratelé volající z mobilních telefonů mohou využít volání na GSM bránu a ušetřit za hovorné díky využití tarifu mobil-mobil.
    • V případě nepřitomosti pracovníka je aktivována hlasová schránka, ve které mu volající mohou ponechat vzkaz.
  • Efektivizace provozu byla podpořena nasazením software PC Phone, který mají k dispozici všichni pracovníci v obchodním oddělení, manažeři a sekretariát. Využívají deníky uskutečněných, přijatých i zmeškaných volání i pohodlný telefonní adresář s možností přímého vytočení čísla partnera. Zvukový záznam hovoru na harddisk PC jim umožňuje například následné přesné zpracování objednávky zákazníka nebo její přeposlání jako souboru v příloze emailu.

Pozn.: Toto vzorové řešení prezentuje pouze některé možnosti moderních pobočkových telefonních ústředen. Chcete-li se dozvědět více, doporučujeme Vám přečíst si další vzorová řešení a také případové studie, prezentující konkrétní řešení u skutečných zákazníků.


Dotaz / příspěvek do diskuse

Copyright © 2004 STAND CZ spol s r.o. Obsah tohoto serveru je chráněn autorským zákonem. Všechna práva vyhrazena.
Publikační systém WebGet © IT STUDIO s.r.o., 2004