Jak vybírat ústřednu?
Rozhodnete-li se vybavit Vaši společnost nebo organizaci pobočkovou telefonní ústřednou, bude při volbě vhodného typu ústředny důležité vycházet z Vašich potřeb, tj. požadovaných funkcí a potřebné kapacity.
Cílem tohoto článku je pomoci Vám při stanovení nejdůležitějších parametrů a funkcí při výběru.
Většina telefonních ústředen je modulárního (stavebnicového) typu. To znamená, že jejich výstavbu (kapacitu vstupních a výstupních linek) je možno přizpůsobit na základě potřeb zákazníka prostřednictvím rozšiřujících modulů – karet. Výstavba ústředny je jeden za základních parametrů určujících následně cenu celého systému. U některých menších systémů je možné, že určitý počet vstupních a vnitřních linek je již zahrnut v základní ceně.
Hlavní parametry pro stanovení výstavby ústředny:
- Kapacita a typ vstupních linek
- Kapacita a typ vnitřních poboček
- Způsob distribuce příchozích hovorů
- Požadované služby a funkce
1. Kapacita a druh vstupních linek
Počet a druh vstupních linek je třeba stanovit s výhledem na budoucí rozšíření. V současné době jsou běžně na našem trhu nabízeny tři typy možných vstupních linek pro telefonní ústřednu. Jsou to klasické analogové linky HTS (hlavní telefonní stanice), linky ISDN 2 a linky ISDN 30.
Klasické telefonní linky HTS se již v moderních systémech příliš nevyužívají, a to především kvůli nedostatku jimi poskytovaných služeb. Uplatnění stále nacházejí v menších aplikacích do 8 vnitřních poboček a v domácnostech. Díky funkci CLIP je dnes i na těchto linkách možné zobrazovat číslo volajícího, zmeškané hovory a další služby. Funkci CLIP dnes již také běžně nabízejí koncové přístroje, jako jsou stolní telefony, bezdrátové telefony a faxy.
K nejrozšířenějším vstupním linkám používaným v telefonních ústřednách dnes patří linky ISDN 2. Hlavním důvodem používání linek ISDN je možnost provolby a identifikace čísla volajícího, zejména díky návazným ekonomickým výhodám, jako je úspora mzdových nákladů (není již nutné zaměstnávat pracovníka přepojujícího hovory) a možnost dále zpracovávat a archivovat údaje o volajícím pro pozdější použití. Linku ISDN 2 lze zřídit jako novou přípojku anebo přeměnou stávající analogové linky HTS. Přeměna bývá finančně zajímavější, jelikož zpravidla poskytovatel (Telefónica O2 nebo některý z alternativních telekomunikačních operátorů) odečte již dříve zaplacené prostředky za přípojku HTS. Při zvolení tohoto typu linky je třeba si uvědomit, že každá přípojka ISDN 2 obsahuje dva hovorové kanály. Kapacitně tedy představuje dvě běžné analogové linky HTS. Tyto hovorové kanály jsou zapojeny do série. Také cenově odpovídá měsíční paušál za přípojku ISDN ceně dvou linek HTS. Tyto linky jsou na našem trhu nabízeny v několika variantách. Pro použití v telefonní ústředně je nejvhodnější typ ISDN 2 D. Jedná se o ISDN linku s provolbou. V případě objednání této linky od Vašeho poskytovatele dostanete přidělenu novou kombinaci telefonního čísla, které má například pouze šest čísel. Vynechané koncové trojčíslí potom odpovídá číslům vnitřních poboček (klapek) Vaší telefonní ústředny. V objednávce je vždy přesně specifikován počet čísel provolby. Toto číslo odpovídá celkovému počtu vnitřních poboček Vaší telefonní ústředny včetně odpovídající rezervy. Tato kombinace může vypadat např. následovně: Praha 236034xxx anebo pro Brno 543217xxx.
Jak již bylo výše uvedeno, jednotlivé kanály ISDN přípojky jsou zapojeny do série. Pro uživatele to znamená, že v rámci přípojky je možné, aby se na stejnou kombinaci telefonního čísla dovolali dva zákaznicí současně. Velkou výhodou u přípojky ISDN 2 D je skutečnost, že i jednotlivé přípojky je možné řadit do série a počet současně probíhajících hovorů na jakékoliv číslo v provolbě je omezen pouze celkovým počtem zapojených přípojek ISDN 2 D. Nevýhodou u typu přípojky ISDN 2 D je fakt, že při jejím zřízení dostane zákazník přidělenu zcela novou kombinaci telefonního čísla.
Dalším používaným typem přípojky pro telefonní ústředny je ISDN 2 A. Tato přípojka je samostatná a nelze sdružovat jednotlivé přípojky do série. V sérii jsou zapojeny vždy pouze vlastní dva kanály dané přípojky. Přípojka se skládá z takzvaných MSN čísel. Těchto čísel může být v rámci jedné přípojky typu ISDN 2 A maximálně 8. Výhodou je, že při zřízení této přípojky může být zachována původní kombinace analogového HTS čísla. Přípojka je vhodná především pro menší telefonní ústředny. V telefonní ústředně lze nastavit, aby každé MSN číslo vyzvánělo na určité předem nastavené vnitřní pobočce. Tím lze dosáhnout i u těchto menších telefonních ústředen provolby, bez nutnosti příchozí hovory přepojovat.
Tento typ přípojky často využívají také firmy, které přecházejí z analogových HTS linek na provolbu ISDN. V praxi takové řešení vypadá tak, že firma sdruží jednotlivé již existující telefonní linky HTS do jedné anebo několika přípojek ISDN 2 A. Tyto kombinace telefonních čísel jsou obsaženy v rámci přípojky ISDN 2 A jako MSN čísla. Dále firma zřídí linku ISDN 2 D s provolbou a začne postupně zveřejňovat svoje nová telefonní čísla. Poté fungují oba systémy duplicitně. Po uplynutí určité doby, kdy již původní čísla nejsou zveřejňována a používána, lze přípojku ISDN 2 A přeměnit na přípojku ISDN 2 D a posílit tak tím počet kanálů určených pro provolbová čísla.
Poslední nabízeným typem přípojky je linka ISDN 30. Tato přípojka má stejné vlastnosti jako přípojka ISDN 2 D s provolbou, ale na rozdíl od ní obdrží zákazník jejím zřízením 30 hovorových kanálů zapojených do série. To znamená, že na této přípojce může probíhat současně až 30 hovorů příchozích anebo odchozích, samozřejmě v různých kombinacích. Přípojka ISDN 30 je vhodná především pro větší instalace telefonních ústředen s kapacitou nad 50 vnitřních poboček.
Při vlastním výběru vstupních telefonních linek je třeba si také uvědomit, že je samozřejmě zapotřebí mít dostatečný počet vstupních linek, ale není ani žádoucí jich mít nadbytek. Zákazník, který se nedovolá pro obsazení všech linek, obdrží obsazovací tón a většinou zkusí za chvíli zavolat znovu, ale zákazník, kterému vytočené číslo zvoní a nikdo ho nebere, protože všichni už z někým hovoří, může snadno nabýt dojmu, že ve firmě nebo nikdo není přítomen. V každém případě Vám doporučujeme před vlastním objednáním vstupních linek konzultaci s odborníkem, který Vám příslušný počet a druh vstupních linek doporučí. Budete-li potřebovat pomoci s řešením této problematiky, rádi Vám pomůžeme.
2. Kapacita a typ vnitřních poboček
Jde o velmi důležitou část při rozhodování. Častou chybou při výběru zařízení je volba telefonní ústředny s počtem vnitřních poboček v daném okamžiku dostačujícím, ale již bez možnosti rozšíření. Firma nebo organizace poté např. po roce provozu zjistí, že potřebuje zvětšit kapacitu, ale díky nedostatečné rezervě je nutné pořídit nové zařízení. Proto je nutné pečlivě zvážit současné i budoucí požadavky na počet poboček.
Telefonních ústředny mají několik typů vnitřních poboček. Základní a nejpoužívanější jsou dva typy, a to analogová a digitální (systémová) pobočka. Další dvě méně používané jsou ISDN pobočka a DECT bezdrátová pobočka.
Analogová pobočka představuje běžný telefon, fax anebo bezdrátový přístroj. V dnešní době i na tuto pobočku lze připojit telefonní přístroj s funkci zobrazení čísla volajícího CLIP.
Digitální (systémová) pobočka je vhodná především pro pracovníky, kteří mají telefon jako jeden ze svých hlavních pracovních nástrojů. Jinými slovy pro ty, kteří ho intenzivně využívají. Na tuto pobočku již nelze připojit běžný přístroj, ale je nutný speciální systémový telefon. Tento telefon poskytuje svému uživateli oproti běžnému přístroji řadu výhod. Především se jedná o zobrazení čísla volajícího, zmeškané hovory, poslední volaná čísla a díky systémovým tlačítkům i optický přehled o ostatních pobočkách a vstupních linkách. Na tomto typu přístroje je možné i vyřizovat více hovorů současně.
ISDN pobočka slouží na připojení speciálních zařízení jakou jsou například ISDN modemy pro digitální přenos dat.
DECT bezdrátová pobočka je vhodná pro pracovníky, kteří se pohybují po areálu firmy nebo organizace. Princip spočívá v rozmístění sítě vysílačů, které pokryjí svým signálem celý areál. Jednotliví pracovníci vybavení DECT bezdrátovým telefon přijímají signál z vysílače ke kterému mají v danou chvíli neblíže. Signál během pohybu pracovníka přechází mezi vysílači a nedochází ke ztrátě spojeni. Jde tedy o podobný princip jako u sítí mobilních telefonů GSM. Bezdrátové telefony DECT mají podobné výhody jako telefony systémové (zobrazení čísla volajícího, zmeškané hovory atd.)
3. Způsob distribuce příchozích hovorů
Každá firma má jiné portfolio zákazníků, kteří k nim volají. Proto i výrobci nabízejí více způsobů distribuce příchozích hovorů. Mezi nejpoužívanější patří:
Přepojení prostřednictvím operátora (sekretářky, spojovatelky atd.) – tato metoda je klasická a již dlouhodobě používaná. Většina zákazníků, kteří pořizují novou telefonní ústřednu, chce právě tento systém změnit a zautomatizovat. V každém případě je potřeba si uvědomit, že eliminovat ruční přepojení nejde zcela, protože bude vždy existovat skupina zákazníků, kteří do firmy volají poprvé a neví přesně s kým potřebují hovořit, neznají zařazení jednotlivých pracovníků.
Provolba – moderní systém, který dokáže pomocí linek ISDN „zařídit“, aby každá vnitřní pobočka měla svoje virtuální přímé číslo.
Do firmy je přivedeno x komunikačních kanálů, na kterých je sdílen provoz přímých čísel. Pro dosažení stejného efektu bez telefonní ústředny s provolbou by bylo nutné, aby měl každý pracovník samostatnou přípojku HTS, což by jistě nebylo efektivní technicky, ani finančně. Výhodou provolby je i možnost nastavit pro každou pobočku vlastní režim práce s příchozím hovorem. Příklad: Pracovník A je na dovolené a svoje hovory přesměruje na pracovníka B anebo k sobě na mobil, aniž by musel zveřejnit svoje mobilní číslo. Pracovník C zastupuje pracovníka D při nemoci a sedí v jeho kanceláři. Během této doby si trvale přesměruje hovory na pracoviště pracovníka D.
Systém provolby dokáže dle našich zkušeností distribuovat až 70 % příchozích hovorů. Jedná se především o hovory opakující se, hovory se stálými obchodními partnery, soukromé hovory atd. Toto číslo lze ještě zvýšit použitím různých hlasových bran, nikdy ovšem nelze dosáhnout 100 % automatického přepojení a vždy je třeba, aby někdo z pracovníků obsloužil část hovorů „manuálně“. Tento pracovník oproti dřívějším zvyklostem již nemusí být vyčleněn pouze na tuto činnost, ale může ve firmě pro většinu času plnit i jiné úkoly. V dnešní době jsou mzdové náklady podstatnou složkou na straně výdajů všech firem a tímto způsobem je lze snížit. Mnohdy se setkáváme s případy, kdy např. měsíční náklady na pořízení nové ústředny formou finančního leasingu plně pokryje úspora za mzdu operátora.
Hlasová brána – pro distribuci příchozích hovorů lze použít dva typy hlasových bran.
DISA provolba – zařízení, které vyzvedne příchozí hovor a nabídne volajícímu možnosti pro přepojení. Např.: „Volte 1 pro přepojení do skladu, volte 2 pro přepojení do účtárny …“. Každý volající, který zná číslo vnitřní pobočky volaného pracovníka, muže již během hlášení tuto navolit a sytém ho automaticky přepojí.
Hlasová pošta – v přepojení má stejnou funkci jako DISA provolba, ale jako další službu nabízí hlasový záznam pro všechny vnitřní pobočky v telefonní ústředně. Jinými slovy digitální záznamník. Každý z uživatelů má možnost samostatně řídit svoji vyhrazenou část – nahrávat vlastní vzkaz, mazat záznamy atd., vše ze svého telefonu.
Ideální způsob řešení distribuce příchozích hovorů je kombinace systému provolby se systémem některého typu hlasové brány.
4. Služby a funkce ústředny
Moderní telefonní ústředny dnes nabízejí desítky komfortních služeb a funkcí, pro příklad doporučujeme podívat se na některou z ústředen v našem katalogu. Požadavek na funkcionalitu ústředny by měl vycházet z potřeb firmy nebo organizace – mnohé funkce jsou schopny ušetřit drahocenný čas či náklady, proto Vám vždy doporučujeme konzultaci s odborníkem.
Závěrem
Zodpovědný výběr telefonní ústředny představuje zvážení mnoha faktorů a parametrů. Rádi Vám umožníme využít našich dlouholetých zkušeností v tomto oboru a pomůžeme Vám zvolit řešení nejefektivnější pro Váš případ. V případě zájmu nás, prosím, kontaktujte.